Terwijl de Theaterzaal ‘afgebroken’ en weer opgebouwd wordt, gebeurt er achter de schermen ook van alles. Wat betekent de verbouwing voor de medewerkers van Aan de Slinger?
Deze week aan het woord: Hanneke Hartman, Hoofd Theater, film en marketing
Hanneke, vertel eens iets over jezelf?
Ik werk sinds 2007 bij het theater en ben er begonnen toen het team nog heel klein was, zo’n zes of zeven mensen. Inmiddels is de organisatie flink gegroeid, met educatieve programma’s, festivals en evenementen. En het gebouw groeit mee zoals we zien! Mijn achtergrond ligt in publiciteit, communicatie, marketing. Ik ben begonnen als medewerker publiciteit en educatie. Gaandeweg ben ik me meer gaan richten op publiciteit en marketing, en nu coördineer ik veel.
Wat is jouw rol achter de schermen tijdens de verbouwing?
Op kantoor ging alles van start op het moment dat Arjen en Quinten vertelden dat de verbouwing doorging. Zij hebben een heel traject met aannemers, tekeningen en architecten, maar waar ik me vooral mee bezig heb gehouden de afgelopen maanden is om vanuit het perspectief van de bezoekers te bedenken wat de gevolgen zijn. Nadat we vroeg in het jaar hoorden dat de verbouwing doorging, wilden we wel graag in mei de voorverkoop starten voor het volgende seizoen. Dat is natuurlijk een wat rare constructie: je gaat iets verkopen wat nog niet bestaat, want de verbouwing begon pas in juli. Het vergt best wat denkwerk en creativiteit om vooruit te kijken hoe dat uitpakt. Denk bijvoorbeeld aan de gevolgen voor de zaalindeling, de rijnummers, de stoelen. Hier heb ik met Ella (Hoofd Kassa, red.) meegedacht. Ook richting de voorverkoop hebben we nagedacht over wat de bezoekers moesten weten en hoe we dat gingen communiceren. Tot details als ‘Kun je met de lift naar het tweede balkon komen?’. We hebben de informatie verstrekt via nieuwsbrieven, de seizoenbrochure, de website en meer. Na de zomer zijn we met het hele team volop aan de slag gegaan met wat de verbouwing betekent voor de bezoekers tijdens hun bezoek. Een voorbeeld is de bewegwijzering in het gebouw. De routing in het gebouw is natuurlijk veranderd, mede omdat we nu meer bezoekers op een avond verwachten. Bij een uitverkochte zaal gaan we voor het publiek op het balkon bijvoorbeeld de bovenfoyer gebruiken voor het drankje.
Wat vind je het leukste aan de verbouwing?
Wat ik altijd heel leuk vind is om me te verplaatsen in de bezoeker en processen uit te denken. Ik stel me voor wat een bezoeker in de nieuwe situatie kan ervaren en hoe wij daarop moeten inspelen. Van de kaartjes kopen op de website tot de jas ophangen, het drankje, je weg vinden in het gebouw en de medewerkers die je tegenkomt. Het is heel belangrijk dat de interne communicatie goed is, zeker naar de grote groep vrijwilligers die een grote rol spelen tijdens een avond. Het verhaal richting de bezoekers moet bij alle medewerkers hetzelfde zijn. Ook de communicatiemiddelen spelen een belangrijke rol: is de plattegrond duidelijk? Wat moet er in de servicemails staan? Hebben we goed uitgelegd aan het publiek wat er gaat gebeuren qua verbouwing?
Wat vond je het spannendste aan het hele project?
De start van de verkoop was voor mij het eerste spannende moment. We hadden alles voorbereid en geprobeerd duidelijk te communiceren, maar we verkochten dus wel iets wat nog niet bestond. Ik was erg benieuwd hoe de verkoop zou lopen en of mensen zonder aarzeling tickets zouden kopen voor het tweede balkon. Gelukkig verliep dat heel goed! De eerste uitverkochte voorstellingen waren er al snel. Dat vind ik echt heel bemoedigend; mensen hebben er alle vertrouwen in dat alles goed zal zijn als ze hier voor hun bezoek komen ergens gedurende het seizoen. Wat ik ook wel spannend vond, was toen de verbouwing startte. Een mega-operatie, dus gaat alles goed? Ik ben er niet heel nauw bij betrokken geweest, maar het is dan afwachten of alles goed verloopt, zeker omdat we al uitverkochte voorstellingen hebben staan. Ook met zichtlijnen; dat is aan alle kanten doorberekend op tekeningen, maar de praktijk toont het echt. Het ziet er gelukkig heel goed uit. Nu, met de eerste volle avonden voor de deur, wordt het spannend om in realiteit mee te maken hoe het is om 374 bezoekers te ontvangen, daarbij nog een film te draaien, en wellicht een activiteit in de JTSzaal. Er zullen vast verbeterpunten uit komen en zo staan we er ook in: we hebben alles zo goed mogelijk voorbereid, maar een verbouwing als deze maak je niet vaak mee natuurlijk. Alle tips en feedback van bezoekers is van harte welkom en zullen we zo goed mogelijk opvolgen.
Je noemde net al een beetje dat je met veel partijen moet samenwerken. Kun je daar iets meer over vertellen?
Mijn collega’s hebben natuurlijk allemaal hun eigen ‘winkeltje’. Wat ik vooral probeer is om alles aan elkaar te koppelen. Door met alle collega’s bij elkaar te komen en de protocollen en werkwijzen in de nieuwe situatie door te spreken. Van kassa, vrijwilligers, publiciteit en marketing, tot horeca en wensen ten aanzien van het gebouw. Als team hebben we elkaar allemaal nodig, want alles haakt in elkaar bij een voorstellingsavond. We hebben elkaar nodig voor ons doel: het publiek een fijne avond bieden. Verder hebben we natuurlijk intensief contact gehad met de leverancier van het ticketsysteem en de webbouwer rondom zaalplattegronden en de winkelwagen op de website. Op dit moment past een bedrijf uit Houten de bewegwijzering in het gebouw aan, waarbij natuurlijk onze vormgever helpt.
Welke voorstelling ga jij zien vanaf het tweede balkon?
Ik bijt meteen het spits af met twee volle avonden: René van Meurs op 13 november en Kluun op de 15e. Ik zal vast wel een stukje van de voorstellingen vanaf het tweede balkon kunnen zien, maar ik ben er vooral om te kijken hoe alles verloopt; weten de medewerkers wat ze moeten doen, weet het publiek de weg te vinden, lukt het om iedereen op tijd een drankje te geven, welke reacties zijn er vanuit de bezoekers, enzovoort. Ik heb er zin in!
Interview: Suzan Linde, Publiciteit & Marketing Aan de Slinger
Update verbouwing
Hieronder staan een paar foto's van de huidige stand van zaken. Tapijt wordt gelegd en de zaal krijgt langzamerhand weer z'n oude vorm terug!
En…goed nieuws: de verbouwing loopt zo voorspoedig, dat de benedenfoyer vanaf maandag 14 oktober weer gebruikt kan worden. Op zoek naar een plek om rustig te werken of met een klein clubje te overleggen? Even behoefte aan een andere werkomgeving? Loop dan bij ons binnen en maak gebruik van de gratis flexwerkplekken in onze foyer. We zijn elke werkdag geopend vanaf 09.00 uur. Snelle wifi, lekkere cappuccino’s en... reserveren is niet nodig!
Graag tot ziens!
